Dicas práticas para a gestão do seu consultório

Poucos médicos estão preparados para gerenciar seu negócio. Isso mesmo, gerenciar! Ao montarmos nosso consultório, estamos entrando no mundo do empreendedorismo e vamos ter que lidar com uma quantidade grande e diversificada de informações que não nos foram apresentadas na faculdade de medicina. Assinar contrato de aluguel de sala (caso você não seja dono de uma), abertura ou não de firma para atuação como pessoa física, ou pessoa jurídica, para isso deverá recorrer a um contador e ainda terá que escolher, após explicação do mesmo, qual a forma de tributação, podendo ser lucro presumido, lucro real ou simples nacional…

Outro desafio é a contratação e treinamento de uma secretária. Exatamente, você precisará prepará-la para atender seus pacientes caso ela não possua experiência em consultórios médicos.

Vai trabalhar com planos de saúde? Então teremos que aprender a lidar com solicitações de exames, cobranças das consultas, procedimentos e cirurgias, glosas de procedimentos, recursos de glosas…

É realmente um mundo novo e ainda temos que atender nossos pacientes.

Vou compartilhar com vocês, algumas dicas práticas para a realização do planejamento estratégico do seu consultório.

Defina qual é o seu objetivo

Ao iniciar o funcionamento do seu consultório, você precisa saber claramente quais são seus objetivos de posicionamento profissional. Qual o seu público alvo e quais são seus diferenciais no atendimento? Qual é a sua proposta de valor que fará com que os pacientes escolham você e não outro profissional?

Definir e ter escrito a ideologia que será adotada em seu consultório desde o início do funcionamento, facilitará o engajamento da sua equipe ao longo do tempo.

Sua missão deve ser clara e direta, como, por exemplo, ser o profissional responsável por cuidar e promover a saúde da população da terceira idade.

A visão do negócio mostra ao profissional quais são as ações que você deve tomar no presente para que tenha resultados no futuro. Como ser o profissional de referência da sua cidade para tratamento de pacientes da terceira idade em até 5 anos?

Tenha valores rígidos em seu consultório como respeito, ética, conhecimento técnico, responsabilidade social, foco no paciente e muitos outros. Sendo que o mais importante é que todos eles sejam seguidos por você e sua equipe.

Análise da situação atual

A avaliação periódica da sua situação é fundamental para tomada de decisão e para o alinhamento da direção a seguir.

Mesmo que você ainda não tenha seu consultório em funcionamento, deve realizar uma avaliação dos fatores internos e externos do mesmo. Anote quais são seus pontos fortes e os seus maiores diferenciais competitivos em relação aos seus principais concorrentes. O que você faz ou oferece que ninguém mais tem? Quais são suas credenciais, curso de aperfeiçoamento, especializações e demais diferenciais?

Quais são os seus pontos fracos? Onde você precisa melhorar? O que o seu principal concorrente possui ou faz que você não tem? Esteja atento, mas procure potencializar suas fortalezas e diminuir suas fraquezas.

Essa avaliação do ambiente interno do seu negócio e as alterações que podem ser realizadas dependem da sua decisão.

Quando observamos o ambiente externo e avaliamos as oportunidades que o mercado nos mostra e suas ameaças, não temos poder decisório nessa situação, mas precisamos nos atentar para que não sejamos pegos de surpresa com problemas. Como disse Peter Drucker: “mude antes que você seja obrigado”. Porque mais arriscado do que mudar, é continuar fazendo a mesma coisa e esperar resultados diferentes (sou muito fã do Peter Drucker!).

Tenha Foco

Outra grande frase dita pelo Steve Jobs, criador da Apple, é: “foco é dizer não”. Isso mesmo, quando estamos focados precisamos aprender a dizer não para outras diversas oportunidades que aparecem e podem tirar nossa atenção do nosso principal objetivo. E, vocês podem acreditar, surgem ótimas outras oportunidades e você precisa se manter firme e focado. Nem sempre é fácil…

Para nos mantermos na direção correta, se faz mister que entendamos a diferença entre eficiência e eficácia. Ser eficiente é fazer o que precisa ser feito e ser eficaz é fazer as coisas que devem ser feitas. E, como disse o Drucker: “nada mais ineficaz do que fazer perfeitamente o que não precisava ser realizado”.

Com o seu planejamento feito, mantenha a atenção e o rumo mesmo quando outras oportunidades aparecerem para que consiga continuar caminhando em direção ao objetivo traçado. O que nos leva para a última dica.

Monitore, e se precisar, mude.

Impossível pensarmos em planejamento se não houver controle. Aprenda desde o começo do seu negócio a realizar o controle com base em dados. Que dados são esses? Você deve criar seus indicadores de avaliação. Calma, não precisa ficar nervoso. É bem mais fácil do que você imagina.

Vamos pensar em algumas opções. Podemos avaliar o número de pacientes que foram em consultas pela primeira vez, a taxa de faltas, a taxa de desmarcações… Se você atende operadoras de saúde é fundamental que você conheça o percentual de cada uma em sua carteira, saiba o percentual de glosas (não pagamento de evento realizado por você), tempo de pagamento das faturas enviadas, enfim, é necessário que leia atentamente TODOS os contratos antes de assinar cada um deles.

Com esses dados tabulados em planilhas do excel ou em folhas de papel, você terá a oportunidade de manter o navio na rota ou reorganizar a direção.

“O que não pode ser medido, não pode ser gerenciado.” Edwards Deming